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          “私車公用”是否都必須簽訂租車協議?

          如果單位沒有公務車,意思就是公司的資產上沒有車輛。
          那么公司要使用車輛怎么辦?租一個車(這個車可以是員工的車,也可以是租車行的),或者讓員工自己開車去辦企業的公事。
          向外單位租車行租車這個不討論,按照正常經濟行為辦理就行了,領導提出的私車公用指企業使用員工車輛辦公事。比如:
          1.員工有個車輛,單位租用了供單位辦事人員使用,期間員工對車輛沒有支配權。
          2.員工自己的車平時都是自己使用,平時為單位市內辦事,市外短途出差開了自己的車,下班就開回家了。
          把員工的車租用這個不是很現實,員工的車都是自己要上下班使用的,一般也沒誰愿意把車租給公司,公司要租車還不如直接在出租車行租用,這樣不管是發票提供,還是車輛的風險相關管理相對租用職工的車輛都要好操作一些。
          公司所提出的私車公用制度,其實主要指的上述第2種情況,員工辦公事,沒有公車使用,自己開自己的車輛,然后對其使用規則的一個規定。
          明確了一個范圍,開始深入分析了
          A:以交通補貼的方式處理
          按照級別給不同級別的人發放不同金額的車輛補貼,當然這部分補貼就是工資薪金的組成部分,同意級別的人每個月補貼金額是一致的,那么有了這個津貼,你平時辦事這些就不再單獨報銷任何費用。
          這是一個好辦法,一方面不需要發票報銷{當然也有采取發票報銷方式領取補貼},但不管你是現金方式還是報銷方式向職工支付的收入,均應該試為個人取得公務車補貼收入,按照工資薪金計算繳納個人所得稅。
          “私車公用”是否都必須簽訂租車協議?(圖1)
          所以,如果采用這種方式,建議不用讓員工提供發票,不管從財會2009 242號文的規定還是個稅的規定,這種形式都要計入工資總額并交納個人所得稅。
          另一方面,標準固定,方便核算和管理。單位人人有份,統一發放的補貼計入工資計稅也沒有稅務風險。但是這里面有個問題,就是有失公平。
          補貼發放只考慮的級別差異,但是同一級別的人由于工作性質不一樣,出門辦事的頻率肯定不一樣,有些人可能一個月也難得出門一次,而有些人可能天天跑,這種公平性就有欠缺。
          比如同樣財務部,A同事之前跑稅的崗位每個月要自己開車去N次稅務局,現在費用報銷崗一個月每一次外出,但是級別一樣,補助一樣,這顯然不公平?、為了公平合理,按照工作性質也額外加了一個崗位外補貼{特殊崗位多發點}未平衡這種差異,這樣做的話就更合理了。
          但是,你考慮的再周全也有臨時額外任務的發生,固定的補貼永遠考慮不到臨時任務。
          這種情況下,也好辦,那就是單位在每個月度薪酬考核時候,可以加入出車單制度,員工對自己額外的非崗位本職工作的臨時出車事項以及里程【這個需要公司以制度方式定下來,主要要包括里程的補貼金額】以填寫出車單方式提出補貼申請。
          經過審核【這個審核流程就看公司具體的管理要求】后增加到每個月工資里面。這點有點類似加班費,多加班了就多報點。
          好了,以上就是一種做法,采取車輛補貼方式來處理。
          這種處理方式的優點:
          核算簡單,可以不需要發票直接發放,標準統一,企業容易計算和管理。
          這種處理方式的缺點:
          全部計入員工個人工資,對于用車多的人來說,個人所得稅負擔重,形成我出去辦事多,我申請的補貼就多,補貼的金額如果在剛好能彌補了我的車輛費用外就沒什么盈余了的話,我拿的多反而我的個人所得稅扣多,最后算下來我還是虧了,干的多拿的少的現象又出現了。這比較要命!
          B:建立報銷制度據實報銷方式
          好了,我們再來看私車公用的其他處理方式,很多單位不想把這個當成一個人都按標準享有的補貼來發,他們覺得,我員工自己開車為公司辦事,事項合情合理,發生的費用就應該據實報銷。
          而且,這和我們日常的出差的費用一樣,不應該屬于員工為單位或者雇主提供取得工資的服務,不應該繳納個人所得稅。
          這個說法,沒毛??!該不該!該!
          為什么沒有問題?很簡單,?基本準則?第十六條規定企業應當按照交易或者事項的經濟實質進行會計確認、計量和報告,不應僅以交易或者事項的法律形式為依據;第三十三條規定費用是指企業在日?;顒又邪l生的、會導致所有者權益減少的、與向所有者分配利潤無關的經濟利益的總流出。
          公司私車公用發生的費用完全是滿足會計準則費用定義的要求,是企業日?;顒又邪l生的與企業生產經營相關的費用,我按照經濟實質進行會計確認,計量和報告,沒有任何問題!如果你不入賬反而不能反映企業真實業務,那才是隱匿費用,會計信息失真的表現。
          那怎么做?
          有?準則?,還得制定報銷憑證制度?!稖蕜t》是個方向,具體企業管理中還得在準則的框架下建立符合企業經營管理的財務報銷制度,這樣大家都以統一的標準來進行報銷核算,在業務真實性考察上才更符合內部控制和管理要求。
          更重要的是在稅務外部遵從上更合理,更能避免一些不必要的稅務風險。
          沒有規矩就不成方圓,如果這個人報銷是這個標準,其他人又是另一個標準,那對于費用真實性問題就存在漏洞,也會導致會計信息失真。
          所以,建立制度是關鍵!
          可以單獨制度一個私車公用報銷制度,也可以在公司差旅費報銷制度下加入私車公用的規定。
          制度其實主要規定報銷和報銷相關單據,當然私車公用涉及員工安全問題我覺得也很有必要規定一下【人力資源部門會考慮】。
          報銷流程和單據就是具體怎么做?填寫那些單據,準備那些票據?
          包括出差過程中的過路費、停車費等費用可以憑票填寫報銷單,【出差時間、出差地點、出差事由等】,出差完成后的出差總結報告,出差人員需要提供的報銷表格式【包括實際出差天數、發生的實際費用等】
          具體出差過程中的過路費、停車費等費用可以憑票據填寫報銷單,油費這塊處理主要可以采用里程數來計算金額,比如制度里面規定主要的出差地點,一般長途出差公司不會允許自己開車的,都是省內出差,所以把省內主要的市州公里數以制度的方式固定下來,實際出差就按照制度規定的里程采取每公里定額報銷多少錢的方式計算。
          制度建立好了后呢?
          制度建立好后,就按照制度執行,報銷后費用可以直接計入差旅費。
          涉稅問題領導比較關心?
          關鍵的涉稅方面嘛,大家感覺更關心,其實我們會計首先還是要關心的準則對核算的要求,稅務的東西也重要,但是不是做賬的主導。
          可能稅法現在真的太嚴格了,所以大部分會計看問題很多時候都沒從會計核算角度看問題,首先就是稅法滿足條件不,感覺就是只要稅法允許,我就能報銷,其實這根本就是兩回事。
          我們在日常核算中肯定是先考慮會計制度要求,稅法的合規性要求我們也必須審視,報銷制度如果和稅法規定有差異,要么你就調整制度,要不你就進行納稅調整。
          正常情況下,既滿足核算要求,又不會稅務風險,所以會計制度制定完后,我們就要看看稅法上符合要求不,然后再反過來調整制度,讓其滿足稅會雙要求。
          C:稅務上怎么說?
          1.稅務上,關于發票,這種報銷涉及發票有通行費發票、加油票、停車票。制度應該規定都憑票報銷,這樣避免做假行為,保證稅務檢查是對合理性的解釋。
          因為發票會佐證出差的真實性,發票上有出差的時間和地點顯示。至于發票抬頭,通行費發票基本是通用機打發票,沒法打公司抬頭,包括你公司自己的車輛也不可能打一個公司抬頭,停車票定額發票為主更莫法打。加油票需要打印成公司抬頭。
          有人說業務真實就行,何必非要公司抬頭,這個怎么說呢?公司抬頭的發票也是業務真實的一方面佐證。
          發票上其實也沒有什么問題。
          2.企業所得稅扣除方面,企業所得稅規定與企業生產經營相關的合理費用都可以扣除,怎么算合理?我按照制度約定報銷的費用,有制度,有報銷規范,就是真實合理,扣除方面完全沒有任何問題,也經得起檢查。
          3.個人所得稅方面,這些費用都是員工發生的與企業生產經營有關的費用,和任職取得工資的行為沒有任何關系,性質等同于差旅費,我覺得完全不需要代扣個人所得稅。
          以實際發生的費用來報銷也不屬于國稅函2006年245號文中規定的取得的補貼收入,這僅僅是個人因公出差實際發生費用的報銷而已。
          稅務的有些規定其實主要是堵塞稅收漏洞,比如這個私車公用的漏洞。
          1.稅務局主要擔心的風險就是通過憑票報銷的方式發放人人有份的補貼,把工資變相的以這種方式發放,來規避個人所得稅。所以有了245號文的規定。
          2.擔心虛報費用的方式來增加公司經營成本,偷逃企業所得稅,比如用量加油票來報銷,都是虛假業務。所有需要審核你的業務真實合理性。
          但是稅務局決定不會以此來一刀切到企業正常經營活動的事項安排。
          我們不能因為這個就覺得正常的經營業務制定制度報銷就是不能操作的,都要扣個稅才對。
          只要我們制度健全,費用合理,出差業務證據充分,我們又不是變相發補貼,是不是違規亂報銷,那這種操作方式就能獲得稅務的認可,而不是一言不合都不行。
          D:總結
          日常生活中,我們會遇到很多經濟業務類型,書本上很多時候都沒辦法找到標準答案,特別是在現在這種經濟社會,業務模式多種多樣,新業務層出不窮,我們更要學會思考變通,不要以財務固有思維來卡死業務的發展,而是在業務的多元化下積極尋找財務的支持,盡量規避業務發展的風險。這也是管理會計的方向。提供決策支持。
          對于私車公用這個話題,也不要一見到就說必須簽協議開租賃發票,也要分情況,總之,要多思考,找到一個行之有限且不違反稅法的做法,同時加強和稅務的溝通,獲得事前的共識!
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          “私車公用”是否都必須簽訂租車協議?(圖2)
          說到這里,還怎么做出選擇,我相信大家在心里應該都有了自己的想法了,那些想要選擇代辦公司注冊的小伙伴,不妨可以考慮一下杭州財得安會計服務有限公司。
          杭州財得安會計服務有限公司的宗旨是:服務高效、創新發展。其主要服務項目為代理記賬、納稅申報;代理各類公司注冊;代辦企業變更、遷移、清算、注銷;為中下企業提供各類咨詢、會計培訓、投資咨詢、經濟信息咨詢。長期以來,公司秉承著專業人士的職業操守,遵循保密原則,保持獨立的視角,為客戶出謀劃策。對客戶負責、對自己負責,在會計法和稅法的框架下謀求客戶利益最大化。


          租車協議下載“私車公用”是否都必須簽訂租車協議?(圖3)


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